Las exhibiciones son el marketing directo en lugares como ferias, acontecimientos especiales, espectáculos públicos, espectáculos privados, invitaciones especiales, lanzamientos de productos, seminarios y conferencias profesionales. En todos aquellos encontramos dos ingredientes esenciales, por un lado, se encuentran los medios físicos para crear la imagen correcta y atraer a la audiencia correcta, mientras que el otro aspecto fundamental radica en la planificación e implementación de los programas requeridos para facilitar la interacción directa.

Si bien algunas empresas cuentan con personal específico para realizar esta labor, lo más normal es que estas tareas recaigan en el director de ventas o marketing; es él quien deberá combinar los elementos mencionados anteriormente con un claro objetivo en mente: los resultados. Así, el director de marketing será responsable de planificar, organizar y ejecutar el plan de cualquier exhibición.

Una feria se divide en tres partes fundamentales, y con infinidad de detalles a tener en cuenta para obtener un alto rendimiento. Una feria se prepara durante meses, dura unos pocos días, y sus resultados se aprovechan durante años.

Estas partes, importantísimas todas, son “El Antes”, “El Durante” y “El Después”. Veremos algunos de los puntos más importantes en cada una de ellas:

Seleccionar el Staff: Nombrar un responsable o coordinador para la feria, el cual tendrá un equipo bajo su cargo.

Definir el público objetivo: Es decir, ¿qué visitantes queremos contactar? Pues en función del perfil de ese público haremos diferentes acciones de comunicación antes, durante y después de la feria, y esto dependerá del mercado meta.

Decidir dónde exponer: Para esto es necesario tener toda la información posible del evento e historial de años anteriores. Comprobar que el tipo de público asistente coincide en su mayor parte con nuestro público objetivo, la cantidad de visitantes y toda la información que pueda conseguir de expositores de versiones anteriores.

Marcarse objetivos a conseguir: Es fundamental para determinar el presupuesto de participación, la estrategia de actuación y, posteriormente, calibrar el éxito obtenido. Los principales propósitos para inversiones en marketing según el Centre for Exhibition Industry Research (CEIR) son:

Seleccione los productos a presentar en la Feria: Un error clásico es aprovechar al máximo el espacio para poner “todo lo que quepa”. Con ello se consigue desviar la atención de los productos principales (objetivos).

Elección del Stand

Tamaño: depende de la cantidad de público que queremos atraer y de la cantidad de personal que tendremos en el stand. Es necesario considerar los productos a exponer y sus dimensiones.

• Dos personas por cada 9 metros cuadrados de espacio abierto de exhibición.
• Deje espacio para visitantes y actividades del Stand
• Un miembro del personal puede hablar con 7 personas por hora.

Espacio: La elección del espacio donde se ubicará el stand es muy importante, hay que buscar un lugar con mucha afluencia de público, cerca del acceso principal, en lo posible.

Diseño del Stand: Debe ser diseñado pensando principalmente en los visitantes, en mayor medida que en la comodidad de los que lo van a atender. Hay que prever que, en momentos de aglomeración, los visitantes no se estanquen y se pueda mantener el flujo de paso. No olvidar que el stand es un elemento de comunicación que debe conseguir un gran impacto visual ante los visitantes.

Diseñar y encargar los artículos promocionales para la feria y supervisar la fabricación de los elementos decorativos del stand:

• Supervisar la producción de folletos, catálogos, carpetas y tarjetas de visita, etc.

• Comprobar la recepción de invitaciones, credenciales de expositor, tarjetas de estacionamiento, entre otros.

• Realizar el inventario del stand: muestras, papel, bolígrafos de promoción, etc.

Comunicar la participación en el evento: Determinar una campaña de comunicación y captación de visitantes, sin olvidar los clientes actuales.

• Envío de invitaciones personales a los clientes actuales o potenciales más importantes.

• Mailing a todo el público objetivo de la empresa.

• Notas de prensa en las principales revistas especializadas del sector, ya que permite promocionar de forma gratuita los productos de la empresa.

 Organizar: horarios y turnos de comida, logística del stand, etc.

Evitar los errores frecuentes en un stand: Abrir tarde, “asaltar” al visitante, evitarlo en momentos de cansancio, ser demasiado agresivos, formar grupos, sentarse, leer en el stand, mostrar prisa ante el visitante, repartir documentación sin criterio, cerrar antes de hora (sobre todo el últimos día).

Prácticas del personal: Extremar la cortesía, demostrar entusiasmo, conocer bien el producto, interesarse por el cliente, mirarle a los ojos, sonreír.

Registro: Rellenar las fichas de contacto según los objetivos para crear una base de datos de visitantes. Un primer paso es por lo menos recolectar tarjetas de visita, pero lo mejor es completar unas fichas-contacto.

Dicha ficha debe contener el mayor número posible de información que podamos conseguir sobre el visitante, desde el nombre y la empresa, hasta el producto que le interesa o los proveedores con los que trabaja.

Organizar: horarios y turnos de comida, logística del stand, etc.

Evitar los errores frecuentes en un stand: Abrir tarde, “asaltar” al visitante, evitarlo en momentos de cansancio, ser demasiado agresivos, formar grupos, sentarse, leer en el stand, mostrar prisa ante el visitante, repartir documentación sin criterio, cerrar antes de hora (sobre todo el últimos día).

Prácticas del personal: Extremar la cortesía, demostrar entusiasmo, conocer bien el producto, interesarse por el cliente, mirarle a los ojos, sonreír.

Este es el punto en donde muchos expositores fracasan y malogran todo el esfuerzo económico y personal invertido en la Feria.

• Reunión inmediata con el personal del stand para hacer una primera evaluación de la feria y analizar el contenido de las fichas-contacto recogidas.
• Clasificar los datos de los contactos obtenidos. Elaborar y realizar las acciones de seguimiento oportunas en cada caso para adelantarse a la competencia. Es bueno incluso agradecer con una carta personalizada la visita al stand.

• Realización del informe final de la participación. En él se reflejarán los resultados obtenidos comparándolos con los objetivos que se habían previsto en un principio, la actuación del personal del stand, el análisis de la competencia presente en la feria, recomendaciones y sugerencias para mejorar participaciones futuras y una valoración de la utilidad de esta feria.
• Envío de notas de prensa a los medios de comunicación con los resultados obtenidos en la feria.

Para saber más sobre como RCferias puede ayudarlo a desarrollar una campaña para su exhibición o hacer más exitosa su participación ferial, por favor llámenos al +56 2 2556 1663 o escríbanos a consultas@rcferias.cl